Handige digitale tools

Handige digitale tools

Je organiseert een evenement, een activiteit, een festival of noem maar op. Hoe beheer je dit project op een efficiënte manier? Het antwoord luidt vandaag: met digitale tools. Een overzicht van enkele handige apps waarmee je aan de slag kan.

 

1. Info verzamelen

Je wil een moodboard maken om inspiratie te vergaren, artikels opslaan die je later nodig hebt voor je project, je favorieten bijhouden, offline notities nemen die je dan met je computer kan synchroniseren eenmaal je terug online bent, etc. 

-> Evernote: Je kan zowel op je telefoon als op je computer offline notities nemen en delen, lijstjes maken, reminders instellen, etc. Eenmaal je terug online bent, synchroniseert alles met elkaar.  (vb. Voor verslagen van vergaderingen, om sociale media posts in te plannen en te bewerken)

-> Wunderlist: Een eenvoudige en overzichtelijke to do-lijst. Je kan je prioriteiten aanduiden, personen uitnodigen of toevoegen aan bepaalde taken, etc. Je kan Wunderlist ook laten concerteren met google, waardoor het ook een item in je Outlook kalender kan zijn.

-> Remember the milk: Het doet denken aan een boodschappenlijstje, maar is eigenlijk eerder voor grotere, complexe projecten (vb. festivals).

-> Pinterest: Een virtueel prikbord. Je kan naar hartenlust foto’s pinnen die je online tegenkomt bij het surfen. Dit gaat van recepten tot gebouwen, fotografie, design-ideeën, etc. Je kan je ‘board’ ook delen met anderen, die dan ook pins kunnen toevoegen.

 

2. Informatie beheren

Kies zelf welke info jou bereikt en welke niet.

-> RSS: Really Simple Syndication. Je kunt je abonneren op deze website of tool. Als je daarna naar je RSS lezer gaat (vb. Feedly) krijg je berichten van sites die je in de gaten wil houden. Je kan echter geen feeds delen, maar je kan de login wel delen met collega’s.

-> Feedly: Een soort persoonlijke krant. Je selecteert zelf welke artikels van welke nieuwsbronnen je wil volgen.

-> Flipboard: Je persoonlijk magazine. Je vertrekt van thema’s waarmee je dan een soort magazine voor je werknemers kan maken. Vb. Wanneer je rond een thema werkt en daarvoor inspiratie wil opdoen.

-> Scoop it: Vergelijkbaar met Flipboad. Je kan ermee een soort mini-website maken. vb. voor vacatures.

-> Pocket: Met Pocket kan je links opslaan, zelfs wanneer je offline bent. Je kan de artikels ervan dan ook offline lezen.

 

3. Informatie delen

Je wil op een handige en snelle manier info vergaren en delen met collega’s, artiesten, etc.

-> Dropbox: de bestanden of foto’s die je op Dropbox zet, zijn altijd overal online beschikbaar. Je kan andere personen ook toegang geven tot bepaalde bestanden, waarvan zij dan ook info kunnen aanpassen.

-> Google Drive: via Google Drive krijg je 15GB gratis om online bestanden op te slaan. Je kan bijvoorbeeld een openbare link maken naar een open map, waardoor iedereen met die link toegang tot de bestanden krijgt. Je kan een Word documenten maken, maar ook PowerPoints, webformulieren, enquêtes, excelbestanden, etc. Via Google Sheets kan je ook met meerdere personen aan één PowerPoint tegelijk werken. Google formulieren kan je ook embedden op je website. Sommige bedrijven gebruiken zelfs Google Drive als hun hele server.

-> Slideshare: Het YouTube voor PowerPoint-presentaties. Je kan je PowerPoint er zelfs mee embedden op je website.

-> ISUU: Online tool om je pdf up te loaden. Deze kan je ook embedden op je website. Zo kan je als het ware door een magazine bladeren vanop je website.

 

4. Planning:

-> Google Calendar: een handige online kalender. Je kan die embedden op je website waardoor anderen jouw agenda kunnen toevoegen aan die van hen. Als je data aanpast, wordt die ook automatisch aangepast aan hun agenda.

-> Mydoodle: de ingelogde versie van Doodle, een handige tool om polls te creëren. Je kan een account creëren waarin je een overzicht krijgt van je doodle geschiedenis.

-> Trello: met Trello kan je verschillende boards maken. Die staan in verschillende kolommen om vb. teksten voor je website, foto’s, etc. in klad te bewerken. Je kan ook Mailchimp en Google Hangouts linken aan je account.

-> Yesplan: nog een tool om efficiënt evenementen te plannen, op maat van jouw organisatie. Alle informatie is voor iedereen eenvoudig raadpleegbaar.

 

5. Communicatie:

-> Kayako: je kan via een algemeen mailadres van je organisatie gemakkelijk mail toewijzen naar de persoon voor wie die bestemd is.

-> Storify: een verzameling van alle posts die je op jouw sociale mediakanalen deelde.

-> Mailchimp: een handige tool om nieuwsbrieven uit te sturen en andere email campaigns op poten te zetten.

-> Nieuwsbrief: een nieuwsbrief is er niet enkel om te informeren, maar ook om de lezer iets te laten doen (schrijf je in, koop dit, etc.). Het is een call to action. Tip: zorg ervoor dat de titel van je nieuwsbrief nieuwsgierigheid wekt.

-> Skype of Google Hangout: terwijl je met skype eerder één op één online belt, kan je met Google Hangout gemakkelijk met verschillende mensen één gesprek voeren. Dit is handig voor conference calls of groepsoverleg. Ook voor webinars of conferences kan je via Google Hangout gemakkelijk meevolgen op PowerPoints terwijl de spreker uitleg geeft.

-> Whatsapp: Handige app voor zowel je telefoon als je computer. Voor wie bijvoorbeeld snel iets wil communiceren aan een groep vrijwilligers, maar ook voor wie op een groot evenement snel en efficiënt wil communiceren met een groep (vb. Voor logistieke kwesties). Iedereen kan info meevolgen en inspringen waar nodig.

 

7. sociale netwerken:

-> Slack of Yammer: ze bevatten beiden een heleboel kanalen, die telkens een chat bevatten. Je kan filteren wat er in welk kanaal thuishoort en instellen per kanaal wanneer je er meldingen van wil krijgen.

-> Hootsuite: Een excellent medium voor social media monitoring, m.a.w. weten wat er waar gebeurt op al je kanalen. Het is een dashboard waarin je je YouTube-, Twitter-, Instagramkanaal… naast elkaar kan zetten in een mooi overzicht, maar er ook posts kan inplannen, etc. Als je op zoek bent naar een bepaald onderwerp geef je een trefwoord in en verschijnt een overzicht van waar dat trefwoord voorkomt op je verschillende kanalen.

 

“Kies de juiste tools voor jouw organisatie”

Het lijkt inderdaad alsof er een overvloed aan apps en tools bestaat. Welke tool is nu de beste om te hanteren? De perfecte tool bestaat helaas niet. Aan jou de bovenstaande tools uit te proberen en te ontdekken wat er het best bij jouw organisatie past. Succes!

 

Info en handige tools aangereikt door Kristof D'hanens van I Like Media. Slides van deze vorming "digitale tools in projectmanagement" zijn terug te vinden op http://www.slideshare.net/ilikemedia

centrum voor beeldexpressie creatief schrijven danspunt koor en stem kunstwerkt muziekmozaiek opendoek poppunt vlamo